"전시자"라 함은 본 전시회 참가를 위하여 참가신청서를 제출한 회사, 조합, 단체 및 개인 등을 말한다.
"전시회"라 함은 KOAA · GTT SHOW (국제 모빌리티 산업전)를 말한다.
"주최자"라 함은 (재)아인글로벌(AIN Global Foundation)과 KOTRA(Korea Trade-Investment Promotion Agency)을 말한다.

전시회 참가신청을 하고자 하는 자는 주최자 소정 신청서를 작성하여 주최자에게 제출하여야 한다.
전시자는 참가신청서를 제출할 때 참가 신청비(부스신청비, 부대시설비)를 납입하여야 하며 신청금을 납입함으로써 본 약정이 성립한 것으로 본다. 다만 전시장 면적이 소진된 경우 또는 출품예정 품목이 전시회에 적합하지 않다고 판단될 경우, 주최자는 참가신청 접수를 거부할 수 있으며, 또한 참가신청 접수 후에도 주최자는 전시회 사정에 따라 15일 이내에 참가비 등 기납부금을 반려할 수 있다.
전시자는 이미 제출한 참가신청서, 기술지원신청서 등 제반 제출서류의 내용에 변동사항이 발생한 경우 즉시 주최자에게 이를 통보하여야 하며 미통보로 인한 불이익에 대해서는 전시자가 책임을 진다.

전시기간은 2024년 10월 16일(수)부터 18일(금)까지 3일간으로 예정하며 일정 변경 시 이를 즉시 전시자에게 통보한다.
전시장 개장 시간은 매일 10:00~17:00까지로 한다. 단, 폐막일은 10:00~16:00까지로 한다.
개막 2일 전부터는 장치시공 등 준비기간으로 하여 전시장 이용시간은 08:00~20:00이고, 철거는 폐막 당일 16:00~24:00이다.
전시자는 전시장 개장시간을 반드시 준수하여야 하며, 특히 폐막일 폐장시간 전에 철수하지 않도록 해야 한다.
전시자가 정해진 전시장 사용시간 외 추가 사용이 불가피한 경우에는 시간 외 사용료를 부담하여야 한다.

주최자는 참가신청면적, 참가신청일, 전시품의 성격, 국적 등을 고려하고 전시자의 선택을 최대한 존중하여 전시자별 부스위치를 배정하며 전시자는 이의를 제기할 수 없다. 주최자는 특별한 사정이 있는 경우, 전시회 장치기간 이전이면 전시자가 선택한 전시부스 위치 및 면적을 전시자와 협의를 통해 변경하여 배정할 수 있으며, 전시자는 불가항력적인 경우를 제외하고는 주최자의 요구에 최대한 협조하여야 한다.

전시자는 참가신청서에 명시한 전시품을 전시하고 상주요원을 배치하여 자사 부스(Booth)관리에 만전을 기하여야 한다.
전시자가 참가신청서에 명시한 전시품과 상이한 물품을 전시하거나 전시회 성격에 부합되지 않는 물품을 전시할 경우, 또는 직매행위를 하는 경우, 주최자는 즉시 중지, 철거 또는 반출을 명할 수 있다. 이 경우 참가비는 반환되지 아니하며, 전시자는 이에 따른 배상을 청구할 수 없다.
주최자는 필요한 경우, 특정인의 전시장 출입을 제한할 수 있다.
전시자는 주최자의 서면 동의 없이 배정된 전시면적의 전부 또는 일부를 타인에게 양도, 전매 또는 상호간에 교환 및 공동사용을 할 수 없다.
전시자는 전시실의 바닥, 천장, 기둥, 벽면 등에 페인트 칠, 접착제 등으로 원상 변경을 할 수 없으며, 전시장의 손상에 대해서는 주최자의 원상복구 요청 등에 따라 적절한 손해 배상을 해야 한다.
주최자는 질서유지와 안전관리, 사회적 물의를 일으킬 수 있는 행위의 예방 등을 위하여 전시품목, 전시행위 등을 선택적으로 배제 또는 제한 할 수 있다.

전시자는 참가신청서 제출시 참가비를 납부하여야 한다.
전시자가 부스 참가비, 기술지원비 등 전시회와 관련된 제반비용을 미납할 경우, 주최자는 완납 시까지 참가를 유보하거나 선택적으로 그 전시자의 전시품을 유치할 수 있다.

전시자가 약정한 전시면적 전부 또는 일부 사용을 취소할 시, 전시자는 즉시 주최자에게 서면으로 취소 통보를 하여야 한다.
취소에 따른 환불 규정은 개막 이전 2개월을 기준으로 아래와 같다.
. 8월 15일까지 취소할 경우 : 전액 환불
. 8월 16일~9월 15일 기간 중 취소할 경우 : 50% 환불
. 9월 16일 이후 취소할 경우 : 환불없음

주최자가 전시회 개최를 취소하는 경우, 이미 납입된 참가비 전액을 전시자에게 반환한다. 다만, 불가항력적인 사유 또는 기타 주최자의 귀책사유가 아닌 특별한 사정으로 전시회가 취소 또는 개최 일이 변경되거나 축소되는 경우에는 이를 반환하지 않는다. 이 경우 전시자는 주최자에게 보상을 청구할 수 없다.
단, 코로나 등 팬데믹(유행병)으로 전시회가 연기 또는 취소된 상황에서 전시자가 차기 전시회 참가비로 대체를 요청할 경우 주관사는 이를 수용해야 한다.

전시자는 배정된 전시 면적 내 그리고 지정 기간 내에 장치 및 전시품을 반입하고 진열을 완료하여야 한다.

전시자는 지정 기간 내에 모든 전시품 및 장치물을 반출하여야 하며, 반출을 지연할 경우, 주최자측이 부담하게 될 제반비용은 즉시 주최자에게 납입하여야 한다.

주최자는 전시자 및 방문객을 위하여 적절한 경비 조치를 취한다.
전시자는 전시기간 및 장치, 철거 기간 중 발생되는 배당 면적내의 장치물 및 전시품에 대한 훼손 및 도난에 대하여 전적인 책임을 진다. 전시자가 고의 또는 과실로 화재, 도난, 파손, 기타 사고를 발생하게 하여 주최자 또는 타인에게 손해를 입힌 때에는 전시자가 그 모든 배상책임을 지며, 전시품 등에 대한 보험 가입 역시 전시자의 책임으로 한다.

장치물 및 전시장내의 모든 자재는 소방 법규에 따라 적절하게 불연처리가 되어야 한다.
주최자는 필요에 따라 전시자에게 화재방지와 관련한 시정을 요구할 수 있다.

주최자는 필요한 경우, 참가약정에 명시되지 않은 보충규정을 제정할 수 있다.
전보충되는 규정은 참가약정의 일부가 되며, 전시자는 이를 준수하여야 한다.
전시자는 주최자 및 송도컨벤시아의 제규정을 준수하여야 한다.

본 참가약정의 해석에 관한 주최자와 전시자간에 발생되는 쌍방의 권리, 의무에 관한 분쟁은 대한상사중재원의 중재 판정에 따르며, 그 판정에 대하여는 법원에 제소할 수 없다.